Het register van verwerkingen; nieuw in de AVG

 

Eén van de nieuwe verplichtingen is “het register van de verwerkingsactiviteiten” uit artikel 30 AVG. Wat is het precies en hoe moet je dit register goed invullen?

 

Achtergrond

Men heeft er voor gekozen dat iedereen die met persoonsgegevens werkt en hiervoor verantwoordelijk is ( of deze in opdracht verwerkt) dit zelf in een overzicht moet bijhouden. Dit overzicht heet het register van verwerkingen.

Het register heeft geen vast format, je mag het dus zelf vorm geven. Excel of Word zijn hiervoor handig. Wat wel zo is; het moet digitaal zijn óf op papier staan.

 

En wat zet je er in?

Wat je er in moet beschrijven is het volgende:

  • Welke (set van) persoonsgegevens je verwerkt ( denk aan voornaam, achternaam, adres, geboortedatum, e-mail, etc)
  • Van wie deze gegevens zijn ( b.v. bezoekers, klanten, inwoners, etc)
  • Welk doel je met de gegevens-set hebt ( b.v. een nieuwsbrief sturen, producten verkopen, facturatie)
  • Met wie deel je de genoemde set gegevens? ( b.v. met de copy-shop, de accountant of andere bedrijven)
  • Beschrijf hoe je de gegevens beveiligt, b.v. door toegangscodes, afgesloten kasten, cloud-opslag, anti-virus-software, encryptie,   etc.
  • Onderzoek en beschrijf waar de gegevens staan opgeslagen: binnen of buiten de EU.
  • Beschrijf de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming, als je die hebt.
  • Beschrijf wie de verantwoordelijke en de verwerkers van de gegevens zijn. Meestal is de verantwoordelijke de ondernemer/eigenaar van het bedrijf. Een voorbeeld van een verwerker is een salarisadministratiekantoor en een drukker die mailings op naam voor je drukt.   

Let op: je vult niet de persoonsgegevens zelf in, maar de procesbeschrijving ervan!

 

De autoriteit persoonsgegevens zal bij controle als eerste vragen om inzage in het register. Met het register kun je laten zien dat je voldoet aan de verantwoordingsplicht, één van de beginselen uit de AVG.

 

Heb je hulp nodig bij het vullen van het register of wil je een mooi format ontvangen, neem contact met me op.

 

In deze link lees je meer informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens over het verwerkingsregister.